Cuenta y seguridad
Conserva registros y aplica retenciones legales
Elige cuánto tiempo conserva tu organización los documentos finalizados y evita que un documento se elimine con una retención legal.
En SignQuick, el propietario define cuánto se conservan los documentos finalizados, y Propietarios y Administradores aplican retenciones legales que impiden eliminarlos.
¿Quién puede usar esta función?
- Planes
- Todos los planes.
- Quién puede hacerlo
- Solo el propietario de la organización cambia la política de conservación y elimina documentos definitivamente. Los Propietarios y Administradores aplican y liberan retenciones legales.
Aplica una retención legal a un documento
Una retención legal evita que un documento y su registro de auditoría se eliminen, sin importar la política de conservación, hasta que un Propietario o Administrador la libere. El motivo que indiques queda registrado.
- Paso 1: En la barra lateral, selecciona Documentos y abre el documento.
- Paso 2: Selecciona la pestaña Pruebas y registros.
- Paso 3: En Conservación y retención legal, selecciona Aplicar retención legal.
- Paso 4: Escribe el Motivo y selecciona Aplicar retención.
Resultado: SignQuick muestra Retención legal aplicada y la tarjeta indica En retención legal con el motivo y la fecha.
Libera una retención legal
- Paso 1: En la página del documento, selecciona la pestaña Pruebas y registros.
- Paso 2: En Conservación y retención legal, selecciona Liberar retención legal.
- Paso 3: Escribe el Motivo y selecciona Liberar retención.
Resultado: SignQuick muestra Retención legal liberada. La política de conservación vuelve a aplicarse al documento, y la retención y su liberación quedan en el registro.
Define la política de conservación de tu organización
La política de conservación define cuánto tiempo conserva SignQuick los documentos completados, rechazados, anulados y vencidos con sus registros de auditoría. Los registros siempre se conservan al menos 7 años.
- Paso 1: En la barra lateral, selecciona Configuración, el ícono de engranaje junto a tu nombre.
- Paso 2: Selecciona Organización.
- Paso 3: En Conservación de registros, elige Conservar los registros de forma indefinida, o elige Eliminar los registros una cantidad de años después de quedar finalizados y escribe los Años de conservación, de 7 a 100.
- Paso 4: Selecciona Guardar política de conservación. Si activaste la eliminación o la acortaste, selecciona Guardar política para confirmar.
Resultado: SignQuick muestra Política de conservación guardada y la tarjeta indica la política actual.
Elimina definitivamente un documento que nunca se completó
La persona propietaria de la organización puede eliminar un documento rechazado, anulado o vencido que nunca se completó, sin esperar su fecha de conservación.
- Paso 1: En la barra lateral, selecciona Documentos y abre el documento.
- Paso 2: Selecciona la pestaña Pruebas y registros.
- Paso 3: En Conservación y retención legal, selecciona Eliminar definitivamente.
- Paso 4: En ¿Eliminar este documento definitivamente?, selecciona Eliminar definitivamente para confirmar.
Resultado: SignQuick muestra Documento eliminado definitivamente. El documento, sus destinatarios, campos y registro de auditoría desaparecen, y sus archivos guardados se borran en la siguiente ejecución nocturna. Solo se conserva un comprobante con su ID, estado y fechas.
Preguntas frecuentes
¿Se puede eliminar un documento antes de su fecha de conservación?
Uno completado, no. Un documento completado nunca se elimina antes de la fecha de conservación registrada al crearlo, ni mientras esté en retención legal. Su página muestra esa fecha en la pestaña Pruebas y registros, en Conservación y retención legal. Solo un documento que nunca se completó puede eliminarse antes, y solo lo hace el propietario de la organización.
¿Qué documentos cubre la política de conservación?
Los documentos completados, rechazados, anulados y vencidos. El plazo empieza cuando el documento llega a uno de esos estados. La política nunca elimina borradores ni documentos que aún esperan firmas.
¿Se pueden recuperar los registros eliminados?
No. Los documentos eliminados y sus archivos no se pueden recuperar, así que aplica una retención legal a cualquier documento que puedas necesitar.